Il nuovo Whistleblowing – D.lgs.24/2023

La Società ha adeguato il proprio sistema di Whistleblowing ai sensi del D.lgs. 24/2023 in materia di “protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”.
L’espressione “whistleblower” indica il soggetto che segnala agli organi legittimati a intervenire, violazioni o irregolarità in ambito aziendale di cui sia venuto a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro.
Attraverso la segnalazione, il whistleblower contribuisce all’emersione di situazioni di degenerazione e di malfunzionamenti del sistema interno alla gestione societaria, nonché alla prevenzione di rischi e situazioni pregiudizievoli per la Società.

1. Cosa si può segnalare?

Il whistleblower può segnalare condotte illecite o violazioni anche solo tentate, emerse nell’ambito del proprio contesto lavorativo, che riguardano:

le disposizioni del D.lgs. 231/2001 (d’ora innanzi, anche “Decreto 231”) o violazioni del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (anche detto “Modello 231”) adottato dalla Società. Ad esempio:
1. condotte che potrebbero costituire reato e per le quali potrebbe essere considerata responsabile la Società ai sensi del Decreto 231 e del Modello 231;
2. condotte che, pur non costituendo reato, potrebbero trasgredire regole, procedure, protocolli o disposizioni contenute all’interno del Modello 231;
3. comportamenti che, in ogni caso, potrebbero determinare una violazione del Modello Organizzativo.
Violazioni del diritto UE e della normativa nazionale di recepimento. In particolare, ai sensi dell’art.2 co 1 lettera a), numeri 3), 4), 5) e 6), è possibile segnalare:
1. illeciti che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti dell'Unione europea o nazionali indicati nell'allegato al d.lgs.23/2024 ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell'Unione europea indicati nell'allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nell'allegato al d.lgs.24/2023, relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell'ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
2. atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione di cui all'articolo 325 del Trattato sul funzionamento dell'Unione europea specificati nel diritto derivato pertinente dell'Unione europea;
3. atti od omissioni riguardanti il mercato interno, di cui all'articolo 26, paragrafo 2, del Trattato sul funzionamento dell'Unione europea, comprese le violazioni delle norme dell'Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l'oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
4. atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell'Unione nei settori indicati nei numeri a), b), c). .

Tali violazioni devono incidere sull’integrità o sugli interessi dell’Azienda. Non sono quindi ammesse segnalazioni aventi ad oggetto questioni di carattere personale, o relative alla disciplina del rapporto di lavoro o rapporti con il proprio superiore gerarchico o con i colleghi (es. vertenze di lavoro, discriminazioni, conflitti interpersonali tra colleghi, segnalazioni su trattamenti di dati effettuati nel contesto del rapporto individuale di lavoro in assenza di una lesione dell’integrità dell’Azienda).
E’ possibile anche segnalare qualsiasi informazione relativa a condotte volte ad occultare le violazioni sopra indicate, nonché le attività illecite non ancora compiute ma che il whistleblower ritenga ragionevolmente che possano verificarsi in presenza di elementi concreti precisi e concordanti (fondati sospetti).
Il whistleblower deve essere venuto a conoscenza dell’illecito, anche solo tentato, durante lo svolgimento del rapporto di lavoro o di collaborazione, anche in fase precontrattuale (es: processo di selezione) o durante il periodo di prova. La segnalazione può essere effettuata anche dopo lo scioglimento del rapporto di lavoro, purché le informazioni siano state acquisite nel corso del rapporto stesso.

2. Chi può segnalare?
I whistleblower sono tutti coloro che sono venuti a conoscenza dell’illecito, anche solo potenziale, in occasione del rapporto di lavoro o collaborazione instaurato con l’Azienda. In particolare, ai sensi dell’art.3 co.3 d.lgs.24/2023, possono segnalare tutte le persone che operano nel contesto lavorativo della Società, in qualità di:

lavoratori subordinati;
lavoratori autonomi, nonché titolari di un rapporto di collaborazione con la Società;
lavoratori o collaboratori che forniscono beni o servizi o che realizzano opere presso la Società;
liberi professionisti e consulenti dell’Azienda;
volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso la Società;
azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso la Società.

3. Quali sono le modalità di segnalazione?
Il canale di segnalazione che potrà utilizzare il whistleblower dipende dalla tipologia di violazione e dai tassativi presupposti previsti dalla legge.
In particolare:

se l’illecito, compiuto o tentato, ha ad oggetto le violazioni di cui al paragrafo 1.1.), cioè le violazioni delle disposizioni del D.lgs. 231/2001 o violazioni del Modello 231 adottato dalla Società, la segnalazione dovrà essere inoltrata all’Organismo di Vigilanza della Società (c.d. canale interno). Il whistleblower potrà scegliere se far pervenire la segnalazione:
1. Con Modalità scritta: tramite posta tradizionale c/o Avv.Loredana Gagliasso, via Maria Vittoria 6, Torino (TO). La segnalazione dovrà essere inserita in due buste chiuse, includendo, nella prima, i dati identificativi del segnalante, unitamente a un documento di identità; nella seconda, l’oggetto della segnalazione. Entrambe le buste dovranno essere inserite in una terza busta riportando, all’esterno, la dicitura “riservata al gestore della segnalazione – Organismo di Vigilanza”;
  oppure
2. Con Modalità orale: n. telefonico dedicato 011 544178, con facoltà di richiedere anche un incontro diretto con l’OdV.
L’Organismo di Vigilanza manterrà riservata l’identità del segnalante. Anche i dati, le informazioni e i documenti oggetto della segnalazione sono coperti dall’obbligo di riservatezza.
Il segnalante, se preferisce, potrà inviare la segnalazione senza comunicare la propria identità. La segnalazione anonima verrà trattata alla stessa stregua di quella non anonima. Nei casi di segnalazione anonima, se la persona segnalante è stata successivamente identificata e ha subito ritorsioni si applicano le misure di protezione per le ritorsioni.
La segnalazione dovrà essere il più possibile circostanziata e completa. A tal fine, la Società ha predisposto un apposito modulo di segnalazione, scaricabile dal sito www.pfcinsustrial.com, che prevede l’indicazione della tipologia di condotta illecita, dei dati relativi al tempo e al luogo dei fatti, ai soggetti coinvolti, al livello di coinvolgimento e di conoscenza diretta o meno dei fatti da parte del/la segnalante, all’eventuale coinvolgimento di altri soggetti informati. E’ anche possibile allegare documenti comprovanti i fatti segnalati (documenti, foto, screenshots, etc).

La Società valuterà se affiancare alla modalità scritta sub n.1) anche una piattaforma informatica per le segnalazioni.
Resta ferma, in ogni caso, la possibilità di effettuare denunce all’autorità giudiziaria per quanto di competenza.
se l’illecito riguarda violazioni indicate al paragrafo 1.2), che riguardano cioè il diritto UE e la normativa nazionale di recepimento, il whistleblower potrà:
1. Inviare la segnalazione all’Organismo di Vigilanza della Società (canale interno) secondo le modalità sopra descritte al precedente punto A) e sempre nel rispetto dei presupposti indicati nei precedenti paragrafi 1,2,3.
2. Inoltrare la segnalazione all’ANAC -Autorità Nazionale Anticorruzione (canale esterno) se ricorre una delle seguenti condizioni:
3. Il segnalante potrà utilizzare l’istituto della divulgazione pubblica, cioè rendere di pubblico dominio le informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque attraverso mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone, solo se ricorre una delle seguenti condizioni:
  1. la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna, alle condizioni e con le modalità previste dalla legge e non è stato dato riscontro nei termini previsti d.lgs.23/2024 in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
  2. la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
  3. la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.
Resta sempre ferma la possibilità di denunciare all’Autorità Giudiziaria per quanto di competenza.

4. Cosa succede dopo che l’Organismo di Vigilanza ha ricevuto la segnalazione?
Il d.lgs.24/2023 (Capo III) prevede una serie di misure di protezione nei confronti del whistleblower che effettua le segnalazioni sopra descritte.
Tali misure sono estese anche ai seguenti soggetti:

ai facilitatori, cioè coloro che assistono il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
ai colleghi di lavoro della persona segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente
agli enti di proprietà della persona segnalante per i quali la stessa lavora, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo della stessa.

Ai sensi dell’art.16 d.lgs.23/2024, le misure di protezione previste nel Capo III si applicano alle persone di cui all'articolo 3 del d.lgs.23/2024, quando ricorrono le seguenti condizioni:

al momento della segnalazione o della denuncia all'autorità giudiziaria o della divulgazione pubblica, la persona segnalante o denunciante aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate fossero vere e rientrassero nell'ambito oggettivo di cui all'articolo 1;
la segnalazione o divulgazione pubblica è stata effettuata sulla base di quanto previsto dal capo II.
I motivi che hanno indotto la persona a segnalare o denunciare o divulgare pubblicamente sono irrilevanti ai fini della sua protezione.
Salvo quanto previsto dall'articolo 20, quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all'autorità giudiziaria ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave, le tutele di cui al Capo III non sono garantite e alla persona segnalante o denunciante è irrogata una sanzione disciplinare.
Tali disposizioni si applicano anche nei casi di segnalazione o denuncia all'autorità giudiziaria o divulgazione pubblica anonime, se la persona segnalante è stata successivamente identificata e ha subito ritorsioni.

RISERVATEZZA
L’Organismo di Vigilanza, innanzitutto, garantirà la riservatezza dell’identità del whistleblower e quella di ulteriori soggetti informati sui fatti segnalati, nonché la confidenzialità dell’oggetto della segnalazione e dei documenti/prove allegate.
L'identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso dello stesso whistleblower, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi del Regolamento UE 2016/679 e del codice in materia di protezione dei dati personali di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.
Nell'ambito del procedimento penale, l'identità della persona segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall'articolo 329 del codice di procedura penale.
Nell'ambito del procedimento disciplinare, l'identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità. In questo ultimo caso è dato avviso alla persona segnalante mediante comunicazione scritta delle ragioni della rivelazione dei dati riservati.
Qualora il soggetto segnalante neghi il proprio consenso, la segnalazione non potrà essere utilizzata nel procedimento disciplinare che, quindi, non potrà essere avviato o proseguito in assenza di elementi ulteriori sui quali fondare la contestazione. Resta ferma in ogni caso, sussistendone i presupposti, la facoltà dell’Azienda di procedere con la denuncia all’Autorità giudiziaria.
Anche l’ANAC tutela l'identità del segnalante, delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione, nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante.

RITORSIONI
Inoltre, se il whistleblower ha effettuato la segnalazione nella convinzione che la stessa sia ragionevolmente fondata su elementi di fatto, il segnalante sarà tutelato da ogni tipo di ritorsione posta in essere anche dal datore di lavoro.
Per “ritorsione” si intende qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione o della denuncia all'autorità giudiziaria, e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.
Posso costituire atti di ritorsione, ad esempio:
1. il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
2. la retrocessione di grado o la mancata promozione;
3. il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell'orario di lavoro;
4. la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell'accesso alla stessa;
5. le note di merito negative o le referenze negative;
6. l'adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
7. la coercizione, l'intimidazione, le molestie o l'ostracismo;
8. la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
9. la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
10. il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
11. i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
12. l'inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l'impossibilità per la persona di trovare un'occupazione nel settore o nell'industria in futuro;
13. la conclusione anticipata o l'annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
14. l'annullamento di una licenza o di un permesso;
15. la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.
Tutti gli atti ritorsivi sono nulli per legge e dunque privi di efficacia. Il whistleblower potrà anche chiedere all’Autorità Giudiziaria di adottare tutte le misure, anche provvisorie, necessarie ad assicurare la tutela alla situazione giuridica soggettiva azionata, ivi compresi il risarcimento del danno, la reintegrazione nel posto di lavoro in ragione della specifica disciplina applicabile al lavoratore (in caso di licenziamento ritorsivo), l'ordine di cessazione della condotta lesiva, la dichiarazione di nullità degli atti ritorsivi.
In caso di procedimento giudiziario per atto ritorsivo, il segnalante beneficerà di un regime probatorio di favore: se costui dimostra di aver effettuato una segnalazione, una divulgazione pubblica o una denuncia, e di aver subito un danno, sarà presunto, salvo prova contraria, che il danno sia conseguenza di tale segnalazione/divulgazione/denuncia. L'onere di provare che tali condotte o atti sono motivati da ragioni estranee alla segnalazione è a carico di colui che li ha posti in essere.
Ai sensi dell’art.19 d.lgs.24/2023, il segnalante potrà comunicare le ritorsioni suddette all’ANAC, che applicherà al Responsabile la sanzione amministrativa pecuniaria da euro 10.000 a euro 50.000. Per informazioni su come comunicare le ritorsioni all’ANAC consultare il sito dell’ANAC al seguente link https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing#p6.

LIMITAZIONI DI RESPONSABILITA’ DEL SEGNALANTE

di rivelazione e utilizzazione del segreto d’ufficio (art. 326 c.p.);
di rivelazione del segreto professionale (art. 622 c.p.);
di rivelazione dei segreti scientifici e industriali (art. 623 c.p.);
di violazione del dovere di fedeltà e di lealtà (art. 2105 c.c.);
di violazione delle disposizioni relative alla tutela del diritto d’autore;
di violazione delle disposizioni relative alla protezione dei dati personali;
di rivelazione o diffusione di informazioni sulle violazioni che offendono la reputazione della persona coinvolta.

6. Regime sanzionatorio.
Il segnalante deve prestare attenzione a non strumentalizzare il sistema di Whistleblowing predisposto dalla Società e dal d.lgs.24/2023.
Sono infatti fonte di responsabilità eventuali forme di abuso, come l’invio di segnalazioni non veritiere effettuate al solo scopo di danneggiare o vessare il denunciato, altri soggetti o la Società. Più in generale, saranno puniti nelle competenti sedi tutti gli usi impropri dell’istituto, tra cui l’invio in mala fede di segnalazioni manifestamente infondate.
Se invece la segnalazione si rivela infondata al termine dell’istruttoria, ma è stata effettuata in buona fede e quindi in presenza di ragionevoli e fondati motivi, nessuna sanzione potrà essere addebitata al segnalante.
Le sanzioni potranno essere di natura disciplinare (indicate nella Parte Generale del Modello in coerenza con il CCNL applicabile), penale (in caso di accertamento, ad esempio, del reato di calunnia o diffamazione), civile (risarcimento del danno).
Inoltre, fermi restando gli altri profili di responsabilità, l'ANAC applicherà al responsabile le seguenti sanzioni amministrative pecuniarie:

a) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che sono state commesse ritorsioni o quando accerta che la segnalazione è stata ostacolata o che si è tentato di ostacolarla o che è stato violato l'obbligo di riservatezza di cui all'articolo 12 del d.lgs.24/2023;
da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non sono stati istituiti canali di segnalazione, che non sono state adottate procedure per l'effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero che l'adozione di tali procedure non è conforme a quelle di cui agli articoli 4 e 5, nonché quando accerta che non è stata svolta l'attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute;
da 500 a 2.500 euro, quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità civile della persona segnalante per diffamazione o calunnia nei casi di dolo o colpa grave, salvo che la medesima sia stata già condannata, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria.

Inoltre, il segnalante e gli ulteriori soggetti indicati al paragrafo 5 potranno anche perdere la tutela prevista dalle misure di protezione (Capo III d.lgs.24/2023), se non sono state rispettate le seguenti condizioni ai sensi dell’art.16 d.l.gs 24/2023:

a) al momento della segnalazione o della denuncia all'autorità giudiziaria o della divulgazione pubblica, la persona segnalante o denunciante aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate o denunciate fossero vere e rientrassero nell'ambito oggettivo di cui all'articolo 1 del d.lgs.24/2023;
la segnalazione o divulgazione pubblica è stata effettuata sulla base di quanto previsto dal capo II del d.lgs.23/2024.
Infine, quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all'autorità giudiziaria ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave, le tutele di cui al Capo III del d.lgs.23/2024 non sono garantite e alla persona segnalante o denunciante è irrogata una sanzione disciplinare conformemente a quanto statuito nel CCNL applicabile.

In caso di dubbi o richiesta di chiarimenti, contattare l’Organismo di Vigilanza della Società al n. 011 544178.

Per maggiori informazioni in relazione alle tematiche che possono essere oggetto di segnalazione, si rinvia al D.lgs. 24/2023 (www.gazzettaufficiale.it; www.normattiva.it), alle Linee Guida Anac del 12 luglio 2023 (https://www.anticorruzione.it/-/del.311.2023.linee.guida.whistleblowing) e alla Guida Operativa Confindustria del 27 ottobre 2023 (https://www.confindustria.it/home/policy/position-paper/dettaglio/guida-operativa-whistleblowing).

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